Must-haves voor een outdoor evenement

By , februari 26, 2018

Outdoor evenementen komen in verschillende vormen en maten. Denk bijvoorbeeld aan muziekfestivals, opendeurdagen, buurtfeesten, barbecues, trouwfeesten, communies, enzovoort. Zowel particulieren als bedrijven houden ervan om evenementen in open lucht te houden.

Wie zelf organisator is, zal weten dat er veel zaken zijn om rekening mee te houden bij het opzetten van zo’n evenement.

Must-haves voor een outdoor event zijn:

  • Regenbescherming (of back-up regenbescherming)
  • Locatie-beveiliging
  • Sanitaire faciliteiten
  • Stroomgroepen

Regenbescherming

Het weer in Nederland en België is heel wisselvallig. Zelfs in de zomer is een flink regenbui nooit ver weg. Daarom moet je als organisator van een outdoor evenement eerst denken aan regenbescherming. Dat kan op verschillende manieren. Plaats bijvoorbeeld een grote pagodetent om het grootste deel van de evenementsruimte te overdekken, of voorzie gratis poncho’s aan gasten wanneer het begint te regenen.

Deze regenbescherming is trouwens ook tijdens hittegolven interessant. Een tentzeil boven het publiek biedt bescherming tegen de zon en voorkomt uitgedroogde en verbrande gasten.

Locatie-beveiliging 

Doorgaans zijn indoor locaties makkelijker te beveiligingen dan een outdoor event. Er zijn maar een paar ingangen waarlangs bezoekers het terrein kunnen betreden. Bij een open locatie, bijvoorbeeld in een veld of een dorpskern, zijn er veel meer mogelijke toegangen. Daarom is een goed toegangsbeheer cruciaal. Span indien nodig het terrein af met stevige hekken die voldoende hoog zijn. Op strategische plaatsen voorzie je in- en uitgangen (en vergeet zeker de nooduitgangen niet). Qua security huur je best veiligheidspersoneel in, eventueel in combinatie met camerabewaking. Een veiligheidsanalyse zal aan het licht brengen welke stappen nodig zijn voor jouw evenement.

Sanitaire faciliteiten

Evenementzalen hebben reeds toiletes voor gasten. Op outdoor evenementen moet je die zelf voorzien. Je kan bijvoorbeeld een mobiel toilet huren. Dat is een speciale verplaatsbare container met toiletten voor mannen en vrouwen. Er zijn toiletwagens voor grote en kleine evenementen. Het maakt dus niet uit of je een tuinfeest voor vrienden organiseert en je eigen toilet proper wil houden, of dat je een outdoor festival op poten zet waar momenteel nog geen sanitaire faciliteiten zijn.

Stroomgroepen

Niet alleen toiletten ontbreken op outdoor locaties, ook stroom is niet altijd voorhanden. In dat geval moet je een stroomgroep huren. Deze generator voorziet diverse elektronica van stroom, zoals audiosystemen, verlichting, ovens, kassa’s, enzovoort. Verder kan het interessant zijn om een backup te voorzien indien de hoofdleiding het begeeft. Heb je geen idee wat je met de elektriciteit moet doen? Vraag dan raad aan een gespecialiseerde firma.